MAKALAH PENYUSUNAN ANGGARAN
1.
DEFINISI
DAN PERAN ANGGARAN
Penyusunan anggaran adalah proses
pengoprasionalan rencana dalam bentuk pengkuantifikasian biasanya dalam unit
moneter, untuk kurun waktu tertentu. Hasil dari penyusunan anggaran adalah
anggaran. Anggaran adalah
rencana terinci yang disusun secara sistematis dan dinyatakan dalam ukuran
kuantitatif, menunjukan perolehan dan penggunaan sumber daya organisasi dalam
satu tahun. Suatu anggaran operasi biasanya meliputi waktu satu tahun dan
menyatakan pendapatan dan beban yang direncanakan untuk tahun itu. Hasil akhir
proses negosiasi adalah persetujuan tentang perkiraan biaya yang akan terjadi
selama satu tahun (untuk pusat biaya), atau anggaran laba arau ROI yang
disyaratkan (untuk pusat laba atau pusat investasi). Dengan demikian anggaran
mempunyai dua peran penting di dalam sebuah perusahan. Di satu sisi anggaran
berperan sebagai alat untuk perencanaan (planning)
dan di satu sisi anggaran sebagai alat untuk pengendalian (control) jangka pendek bagi suatu organisasi atau unit organisasi
dengan cara membandingkan antara hasil sesungguhnya yang dicapai dengan rencana
yang telah ditetapkan. Jika hasil sesungguhnya berbeda secara signifikan dari
rencana, tindakan tertentu harus diambil untuk melakukan revisi yang perlu
terhadap rencana.
2.
KARAKTERISTIK
ANGGARAN
Anggaran merupakan alat yang
penting untuk perencanaan dan pengendalian jangka pendek bagi suatu organisasi.
Anggaran operasi biasanya meliputi satu tahun dan menyatakan rencana pendapatan
dan biaya untuk satu tahun tersebut.
Anggaran
mempunyai ciri-ciri sebagai berikut :
·
Anggaran mengestimasikan potensi laba dari unit bisnis
tersebut.
·
Dinyatakan dalam istilah moneter, walaupun jumlah moneter
mungkin didukung dengan jumlah nonmoneter (contoh: unit yang terjual atau
diproduksi).
·
Biasanya meliputi waktu selama satu tahun. Dalam bisnis –
bisnis yang sangat dipengaruhi oleh faktor – faktor musiman.
·
Merupakan komitmen manajemen.
·
Usulan anggaran ditinjau dan disetujui oleh pejabat yang
lebih tinggi wewenangnya dari pembuat anggaran.
·
Setelah disetujui, anggaran hanya dapat diubah dalam kondisi
– kondisi tertentu.
·
Secara berkala, kinerja keuangan aktual dibandingkan dengan
anggaran, dan varians dianalisis serta dijelaskan.
Proses penyusunan anggaran itu sendiri
berbeda dengan perencanaan strategi maupun forecasting
(prakiraan).
Hubungan
Anggaran Dengan Perencanaan Strategi
Prencanaan strategis adalah proses untuk memutuskan hakikat
dan ukuran dari beberapa program yang harus dijalankan guna mengimplementasikan
berbagai strategi organisasi. Baik strategis maupun anggaran melibatkan
perencanaan, namun jenis aktivitas perencanaannya berbeda. Perbedaannya
terletak pada prosesnya, anggaran fokus 1 tahun sedangkan strategis diatas 1
tahun. Perencanaan strategis mendahului penganggaran dan memberikan kerangka
dalam penggunaan anggaran dan anggaran merupakan satu potongan kerangka
strategis organisasi. Perbedaan mendasar lainnya adalah rencana strategi
terstruktur menurut lini produk ataupun program lain, sementara penyusunan
anggaran terstruktur menurut pusat pertanggungjawaban. Perencanaan kembali
suatu program perlu karena anggaran akan mempengaruhi prestasi manajer sebelum
dilaksanakannya anggaran dan untuk menguji prestasi setelah terjadinya.
Perbandingan Anggaran Dengan Forecasting
Anggaran adalah suatu rencana manajemen, dengan asumsi
implisit bahwa langkah – langkah positif akan diambil oleh pembuat anggaran
guna membuat kegiatan nyata sesuai dengan rencana, suatu prediksi hanyalah
suatu perkiraan akan apa yang mungkin terjadi, tetapi tidak mengandung
implikasi bahwa pembuat prediksi akan berupaya untuk membentuk kejadian
sehingga prediksinya akan terealisasi. Karakteristik forecast:
·
Forecast bisa tidak dinyatakan dalam bentuk
uang.
·
Dapat untuk periode waktu kapan pun.
·
Pembuat prediksi tidak menerima tanggung jawab untuk
memenuhi hasil yang diprediksikan.
·
Prediksi biasanya tidak disetujui oleh wewenang yang lebih
tinggi.
·
Suatu prediksi diperbarui segera setelah informasi baru
mengindikasikan adanya suatu perubahan dalam kondisi.
·
Varians dari prediksi tidak dianalisis secara formal maupun
berkala.
3.
KEGUNAAN ANGGARAN
Penyusunan
anggaran mempunyai 4 sasaran pokok, yaitu anggaran berguna untuk :
·
Menyesuaikan dengan Rencana Strategis
Anggaran yang diselesaikan sebelum permulaan tahun anggaran,
memberikan peluang untuk menggunakan informasi terakhir yang tersedia dan
didasarkan pada penilaian manajer di semua tingkatan organisasi.
·
Membantu Mengoordinasikan Aktivitas dari Beberapa Bagian
Organisasi
Setiap manajer pusat tanggung jawab dalam organisasi
berpartisipasi dalam penyusunan anggaran. Selanjutnya, ketika staf merangkai
potongan – potongan tersebut menjadi suatu rencana keseluruhan, maka
inkonsistensi muncul. Selama proses penyusunan anggaran, berbagai inkonsistensi
tersebut diidentifikasikan dan dicari solusinya. Anggaran berfungsi sebagai
alat mengkoordinasikan rencana dan tindakan berbagai unit dalam organisasi agar
bekerja sesuai tujuan.
·
Penugasan Tanggung Jawab
Anggaran tersebut memberikan wewenang kepada para manajer
pusat tanggung jawab guna membelanjakan sejumlah tertentu uang untuk tujuan
tertentu yang telah ditetapkan sebelumnya tanpa perlu persetujuan dari wewenang
yang lebih tinggi.
·
Dasar untuk Evaluasi Kinerja
Anggaran mencerminkan suatu komitmen oleh pembuatnya dengan
atasannya. Oleh karena itu, anggaran menjadi tolak ukur terhadap mana kinerja
aktual dapat dinilai. Komitmen tersebut dapat berubah bila asumsi-asumsi yang
mendasarinya juga berubah. Namun demikian, anggaran merupakan titik awal yang
terbaik dalam menilai kinerja. Anggaran menugaskan tanggung jawab pada ke
setiap pusat tanggung jawab organisasi.
4.
ISI ANGGARAN
KATEGORI ANGGARAN OPERSIONAL
Untuk perusahaan skala kecil apalagi tidak membagi ke dalam
unit-unit usaha, maka anggaran keseluruhan biasanya sangat ringkas. Tetapi
untuk perusahaan yang besar, di samping berisi ringkasan anggaran secara umum,
juga disebutkan anggaran secara terinci dari masing-masing unit usaha, lalu
penelitian dan pengembangan dan biaya administrasi umum. Isi anggaran tersebut
adalah :
a) Anggaran Pendapatan. Anggaran pendapatan terdiri dari
proyeksi jumlah unit penjualan dikalikan dengan harga jual yang diharapkan.
Anggaran pendapatan juga didasarkan atas perkiraan beberapa keadaaan dimana
manajer tidak bertanggungjawab terhadapnya.
b) Anggaran Biaya Produksi dan Biaya Penjualan. Biasanya bahan baku langsung dan
biaya tenaga kerja langsung dihitung dari jumlah produk yang ada pada anggaran
penjualan, namun perhitungan seperti ini tidak layak karena perincian biaya
tersebut tergantung pada campuran produk yang sebenarnya yang akan diproduksi.
Manajer dalam hal ini membuat perencanaan untuk memenuhi jumlah bahan baku dan
tenaga kerja, dan menyiapkan anggaran tersebut untuk lead time yang cukup.
manajer tesebut juga harus membuat jadwal produksi untuk menjamin sumber daya
yang dibutuhkan untuk memproduksi jumlah yang dianggarkan akan selalu tersedia.
c) Biaya Pemasaran. Biaya pemasaran adalah biaya yang terjadi untuk memperoleh
penjualan. Jumlah yang di masukkan dalam anggaran harus disetuji sebelum tahun
anggaran dimulai.
d) Biaya Administrasi dan Umum. Biaya ini adalah biaya staf baik
di kantor pusat maupun unit usaha. Semua biaya tersebut merupakan biaya
kebijakan walaupun beberpa bagian (seperti biaya pembukuan pada bagian
akuntansi) merupakan biaya teknik.
e) Biaya Penelitian dan Pengembangan. Ada dua pendekatan dalam biaya
ini, yang pertama fokus biayanya pada jumlah keseluruhannya saja. Pendekatan
ini merupakan tingkat pengeluaran saat ini, atau bisa juga biaya tersebut
meningkat jika terjadi peningkatan penjualan dengan kekyakinan bahwa perusahaan
akan meningkatkan pengeluarannya, atau bisa juga biaya tersebut jika ada
kesempatan untuk mengembangkan produk baru.
Kedua
adalah memenuhi total biayanya dengan mengumpulkan rencana pengeluaran untuk
masing-masing proyek yang disetujui ditambah cadangan untuk pekerjaan yang
belum diidentifikasi saat ini.
f) Pajak Penghasilan. Walaupun anggaran biasanya didasarkan pada laba setelah
pajak, beberapa perusahaan tidak memasukkan unsur pajak penghasilan karena
kebijakan pajak penghasilan merupakan kebijakan kantor pusat.
5.
ANGGARAN LAINNYA
Anggaran yang komplit juga berisi anggaran modal, anggaran
neraca, dan anggaran aliran kas. Ada juga pernyataan yang bersifat non keuangan:
a)
Anggaran Modal
Anggaran
modal menyebutkna proyek modal yang disetujui, ditambah lump sum untuk proyek kecil yang tidak memerlukan persetujuan
atasan. Biasanya ditetapkan oleh orang yang berbeda dan terpisah dan anggaran
operasional.
b)
Anggaran Neraca
Anggaran
neraca menunjukkan pengaruh terhadap neraca atas keputusan yang di masukkan dalam anggaran operasional
dan anggaran modal. Walaupun tidak semua unsur neraca merupakan alat kontrol
tetapi sebagian bisa digunakan misalnya persediaan, piutang, atau hutang dagang
dimana biaya ini bisa dipengaruhi oleh biaya operasional.
c)
Anggaran Aliran Kas
Anggaran kas menunjukkan jumlah kas
yang dibutuhkan selama tahun bersangkutan. Biaya tersebut bisa diperoleh dari
laba yang ditahan, bisa dari pinjaman pihak luar, sehingga anggaran ini penting
untuk perencanaan keuangan.
d) Management By Objectivies
Tujuan keuangan dimana manajer
bertanggung jawab untuk mencapainya pada satu tahun anggaran diperoleh dari
empat tipe anggrana di atas. Secara implisit dalam jumlah anggaran yang disusun
juga memuat tujuan khusus: membuka kantor penjualan yang baru, memperkenalkan
satu lini produk yang baru, pelatihan pegawai, pemasangan jaringan komputer
yang baru, dan lain. Beberapa perusahaan memuat rencana ini secara eksplisit.
Proses pengerjaan seperti ini disebut Management
by Objectivies.
6.
PROSES PENYUSUNAN ANGGARAN
ORGANISASI
Departemen Anggaran. Informasi sistem pengendalian
terhadap anggaran biasanya dijalankan oleh bagian anggaran yang melaporkannya
ke controller knator pusat.
·
Menerbitkan prosedur dan formulir untuk penyusunan anggaran
·
Mengoordinasikan dan menerbitkan setiap tahunnya
asumsi-asumsi dasar tingkat korporat yang akan menjadi dasar untuk anggaran
·
Memastikan bahwa informasi disampaikan dengan semestinya
antar unit organisasi yang saling terkait
·
Memberikan bantuan bagi pembuat anggaran dalam penyususnan
anggaran mereka
·
Menganalisis anggaran yang diajukan dan memberikan
rekomendasi
·
Menganalisis laporan prestasi dibandingkan dengan anggaran ,
menginterpretasi hasil dan menyiapkan laporan kesimpulan untuk manajer puncak
·
Menangani proses pembuatan revisi anggaran selama tahun
tersebut
·
Mengkoordinasikan pekerjaan departemen anggaran dengan
bagian yang lebih rendah.
Komite
Anggaran. Komite
ini terdiri dari anggota manajer puncak seperti CEO, kepala operasional, dan
kepala keuangan. Komite ini me-review dan
menyetujui ataupun menyesuaikan anggaran tersebut.
MENERBITKAN PEDOMAN
Langkah pertama dalam proses penyusunan anggaran adalah
mengembangkan pedoman yang memerintahkan untuk menyusun anggaran ke semua
manajer tanpa kecuali. Pedoman ini secara implisit menyebutkan rencana
strateginya, dimodifikasikan sesuai perkembangan yang terjadi sejak disetujui,
khususnya prestasi perusahaan hingga saat itu. Pedoman ini dibuat oleh staf
anggaran dan disetujui oleh manajer puncak. Untuk beberapa hal pedoman ini
didiskusikan dengan bawahan sebelum disetujui.
PROPOSAL ANGGARAN PERMULAAN
Berdasarkan pedoman, manajer pusat pertanggungjawaban dengan
dibantu staff mereka
membuat anggaran yang diminta. Karena tahun anggaran dimulai dengan fasilitas,
personil, dan sumber daya yang sama pada saat tersebut, anggaran dibuat
berdasarkan kondisi yang ada dengan perubahan dimana perlu. Perubahan bisa
berbentuk :
Perubahan karena kekuatan eksternal, termasuk di
dalamnya :
· Perubahan dalam tingkat umum
aktivitas ekonomi yang mempengaruhi volume penjualan
· Perkiraan perubahan dalam harga beli
bahan baku dan jasa yang dibeli
· Perkiraan perubahan dalam tarif upah
tenaga kerja
· Perkiraan perubahan biaya kegiatan
kebijakan (pemasaran, litbang, dan administrasi)
· Perubahan dalam
harga jual
Perubahan karena kebijakan dan praktik internal.
Termasuk di dalamnya adalah :
·
Perubahan dalam biaya produksi, mencerminkan peralatan
dan metode baru
·
Perubahan dalam biaya kebijakan
·
Perubahan dalam pangsa pasar dan bauran
produksi
Dalam beberapa perusahaan mengharuskan agar
perubahan-perubahan spesifik dari tingkat pengeluaran saat ini diklasifikasikan
berdasarkan penyebab-penyebab diatas.
NEGOSIASI
Pertimbangan yang memengaruhi adalah bahwa kinerja di
tahun anggaran sebaiknya merupakan perbaikan dari kinerja tahun berjalan.
Atasan menyadari bahwa ia akan menjadipembuat anggaran di tingkat berikutnya
dari proses anggaran dan oleh karena itu harus siapuntuk mempertahankan
anggaran yang pada akhirnya akan disetujui.
Slack. Banyak pembuat anggaran cenderung untuk menganggarkan
pendapatan agak lebih rendahdan pengeluaran agak lebih tinggi dari estimasi
terbaik mereka mengenao jumlah-jumlahtersebut. Oleh karena itu, anggaran yang
dihasilkan, adalah target yang lebih mudah bagimereka untuk dicapai. Perbedaan
antara jumlah anggaran dan estimasi tersebut disebut slack. Dalam memeriksa anggaran, atasan
berusaha untuk menemukan dan menghilangkan slack,tetapi ini merupakan tugas
yang berat.
Usaha untuk mengawasi kegiatan seperti ini biasanya cukup sulit tapi usaha yang
dapat dilakukan dengan penentuan bonus secara proposional untuk manajer yang
bisa berprestasi melebihi anggarannya.
REVIEW DAN PERSETUJUAN
Persetujuan akhir direkomendasikan
oleh panitia anggaran untuk CEO. CEO kemudian menyerahkan anggaran yang disetujui
ke dewan direktur untuk disyahkan.
REVISI ANGGARAN
Satu pertimbangan penting dalam
administrasi anggaran adalah prosedur revisi anggaran yang telah disetujui.
Ada dua macam prosedur revisi, yakni
:
1. Prosedur yang memungkinkan mengubah
anggaran secara sistematis (misalnya secara kuartalan).
2. Prosedur untuk keadaaan khusus.
7.
ASPEK PERILAKU DALAM PENYUSUNAN
ANGGARAN
Partisipasi Dalam Proses Penyusunan
Anggaran
Proses penyusunan anggaran bisa dari atas ke bawah bisa juga
sebaliknya. Dari atas ke bawah, pemimpin puncak membuat anggaran untuk bagian
yang di bawahnya, sedang bawah ke atas, bawahan berpartisipasi dalam penyusunan
anggaran.
Dengan cara dari atas ke bawah, memang lebih sedikit
pekerjaan, tapi komitmen dari bawahan akan berkurang. Dari bawah ke atas akan
menghasilkan komitmen untuk mencapai target yang ditetapkan kepada bawahan.
Sebenarnya proses penyusunan anggaran yang efektif tergantung dari dua
pendekatan tersebut di atas. Bagian anggaran menyiapkan draft anggaran, disebut
dari bawah ke atas. Namun anggaran yang dibuat sesuai dengan pedoman yang
ditetapkan oleh atasan.
Penelitian menunjukkan partisipasi bawahan dalam penyusunan
anggaran lebih menghasilkan efek positif, yaitu :
·
Ada semacam kemampuan menerima yang lebih besar terhadap
target yang telah ditetapkan jika melibatkan bawahan.
·
Efektivitas dalam perubahan informasi. Anggaran yang
disetujui diperoleh dari orang yang benar-bbenar menguasai permasalahan dan
mempunyai pemahaman yang lebih terhadap pekerjaannya melalui interaksi dengan
atasan selama proses penyusunan anggaran.
Tingkat Kesulitan Pencapaian Target Dalam Anggaran
Idealnya suatu anggaran adalah menantang tapi bisa idcapai.
Beberapa alasan kenapa anggaran harus bisa dicapai adalah:
- Jika target yang ditetapkan terlalu tinggi, manajer ahnya termotivasi untuk mangambil tindakan jangka pendek saja.
- Target yang bisa dicapai mengurangi motivasi manajer memanipulasi data.
- Dengan target yang bisa dicapai akan menjamin keakuratan informasi target pada pihak luar.
- Anggaran yang sulit dicapai akan berimplikasi pada target penjualan yang terlalu optimistik. Hal ini akan berimplikasi terlalu menekan pada kegiatan penjualan.
Keterlibatan Manajer Puncak
Keterlibatan manajer puncak diperlukan untuk memotivasi
bawahan. Tanpa partisipasi review dan persetujuan anggaran, akan menyebabkan
bawahan bermain – main dengan target yang telah ditetapkan. Di samping itu
manajer puncak harus mengikuti terus hasil dari anggaran tersebut. Jika tidak
ada umpan balik dari manajer puncak maka sistem anggaran yang ditetapkan tidak
akan memotivasi bawahan secara efektif.
Departemen Anggaran
Departemen anggaran harus menganalisis anggaran secara
detail, dan memastikan anggaran tersebut disusun secara sempurna dan
informasinya haruslah akurat. Untuk menjalankan fungsinya secara efektif,
anggota dari departemen anggaran haruslah memiliki reputasi jujur dan tidak
memihak.
8.
TEKNIK KUANTITATIF
Ada
beberapa teknik kuantitatif dalam penyusunan anggaran, yakni :
1)
Simulasi
Simulasi
merupakan metode yang membuat suatu model sesuai kondisi sebenarnya, dan
mengubah model tersebut untuk menggambarkan beberapa kesimpulan dari kondisi
sebenarnya tersebut. Persiapan dan review anggaran merupakan proses simulasi.
Jika program komputer digunakan, maka manajer puncak bisa mencari pengaruh atas
perubahan yang dilakukan.
2)
Estimasi Probabilitas
Setiap
jumlah dari anggaran merupakan satu estimasi titik. Misalnya estimasi penjualan
dinyatakan dengan jumlah tertentu dari masing – masing jenis produk yang
dijual. Estimasi titik ini perlu untuk pengawasan. Setelah anggaran disetujui,
bisa saja menggunakan komputer untuk mensubsitusi distribusi yang memungkinkan
untuk masing – masing estimasi poin utama. Model ini kemudian dijalankan
beberapa kali dan distribusi kemungkinan dari laba yang diharapkan dikalkulasi
dan digunakan untuk tujuan perencanaan. Cara ini disebut Proses Monte Carlo.
3)
Anggaran Tak Terduga (Contingency
Budgets)
Beberapa
perusahaan secara rutin menyusun anggaran tak terduga, jika terjadi penurunan
tingkat penjualan secara signifikan dari yang diharapkan sebelumnya. Misalnya
anggaran tak terduga menentukan tindakan yang diambil berdasarkan penurunan 20%
dari estimasi penjualan. Jika volume penjualan turun 20% maka manajer unit
usaha bisa menentukan untuknya sendiri, sesuai anggaran tak terduga, tindakan yang
harus diambil.
9.
KESIMPULAN
Anggaran
merupakan penjelmaan rencana strategis yang berlaku dalam periode satu tahun.
Anggaran ini berisikan rencana yang lebih lengkap dari pada rencana strategis.
Dalam proses penyusunannya diperlukan keterlibatan manajer terkait. Anggaran
berisikan perincian pendapatan dan biaya dalam tahun anggaran bersangkutan.
Proses penyusunan anggaran ini dimulai dari pembuatan usulan program untuk
dimintakan persetujuan kepada pimpinan puncak. Pembuatan usulan ini berdasarkan
pedoman yang telah disetujui oleh pemimpin puncak sebelumnya. Anggaran tersebut
di – review oleh atasan dan dirundingkan jika terdapat kejanggalan yang perlu
dirubah. Review anggaran menyangkut kelayakan dan konsistensi dengan strategi
perusahaan yang telah ditetapkan. Setelah disetujui mulailah anggaran tersebut
dijalankan. Semua proses ini menyangkut juga masalah perilaku. Manajer suatu
pusat pertanggungjawaban harus berpartisipasi aktif dalam prosesnya, dengan
tetap memperhatikan batasan – batasan yang telah ditetapkan oleh pimpinan
puncak sebelumnya.
Referensi:
Robert N.Anthony Vijay Govindarajan. Management
Control System : Salemba Empat,2005.
Abdul Halim, Achmad Tjahjono, Fakhri Husein Muh., Sistem Pengendalian Manajemen, edisi pertama. Yogyakarta: UPP AMP
YKPN, 2001
Komentar
Posting Komentar